Jaká je potřeba dokumentace k novému strojnímu zařízení?

Informace pro používání jsou určeny pro profesionální a/nebo amatérské uživatele.

Uživateli musí být poskytnuty informace o předpokládaném používání stroje s přihlédnutím ke všem jeho provozním režimům.
Informace musí obsahovat všechny pokyny požadované k zajištění bezpečného a správného používání stroje.
V tomto ohledu musí uživatele informovat a varovat o zbytkovém riziku.
Informace musí uvádět, pokud je to vhodné,

• zda je požadováno zaškolení,
• zda jsou nutné osobní ochranné prostředky, a
• možnou potřebu dalších ochranných krytů nebo ochranných zařízení.

Nesmí se vyloučit takové používání stroje, které se může na základě určení a popisu stroje odůvodněně očekávat a musí být také uvedeno varování o riziku, které by mohlo vyplývat z používání stroje jiným způsobem, než je popsáno v informacích pro používání, zejména při předvídatelném nesprávném použití.
Informace pro používání musí zahrnovat, odděleně nebo v kombinaci, přepravu, montáž a instalaci, uvedení do provozu, používání stroje (seřizování, učení/programování nebo změnu procesu, provoz stroje, čištění, vyhledávání závad a údržbu), a je-li to nutné, i vyřazení z provozu, demontáž a likvidaci.

Umístění a charakter informací pro používání

V závislosti na riziku, době, kdy uživatel informace potřebuje a konstrukci stroje musí být rozhodnuto, zda informace, nebo jejich části, mají být uvedeny

• a) na vlastním stroji,
• b) v průvodní dokumentaci (zvláště v návodu k používání),
• c) na obalech,
• d) jinými prostředky, jako jsou signály a varování mimo stroj.

Tam, kde je potřeba uvést důležitá sdělení jako varování, se musí použít normalizovaných hesel.

Signály a výstražná zařízení

K varování před hrozící nebezpečnou událostí, jako je spuštění stroje nebo překročení frekvence otáčení (otáček), se mohou použít vizuální signály, např. blikající světla a zvukové signály např. sirény. Takovéto signály mohou být také použity k varování obsluhy před spuštěním automatických ochranných opatření. Je nutné, aby tyto signály

• a) byly vysílány před výskytem nebezpečné události,
• b) byly jednoznačné,
• c) mohly být zřetelně vnímány a rozlišeny od všech ostatních používaných signálů,
• d) mohly být obsluhou a jinými osobami jednoznačně rozeznány.

Výstražná zařízení musí být navržena a umístěna tak, aby byla snadná jejich kontrola. Pravidelná kontrola výstražných zařízení se musí předepsat v informacích pro používání.
Pozornost konstruktérů je zaměřena na "přesycenosti smyslů", které vyplývá z velmi častého používání vizuálních a/nebo zvukových signálů, a které může také vést k vyřazení výstražných zařízení.

Značení, značky (piktogramy), psané výstrahy

Strojní zařízení musí mít na sobě všechna nezbytná značení

• a) pro jeho jednoznačnou identifikaci, zahrnující alespoň
  1) jméno a adresu výrobce,
  2) označení série nebo typu, a 3 výrobní číslo, pokud existuje,
• b) aby byla indikována shoda se závaznými požadavky
  1) značení, a
  2) psané údaje, např. oprávněný zástupce výrobce, označení strojního zařízení, rok výroby a předpokládané používání v potenciálně výbušném prostředí,
• c) pro jeho bezpečné používání, například
  1) maximální frekvence otáčení rotujících částí,
  2) maximální průměr nástrojů,
  3) hmotnost (vyjádřená v kilogramech) vlastního stroje a/nebo odnímatelných částí,
  4) maximální pracovní zatížení,
  5) nezbytnost nošení osobních ochranných prostředků,
  6) údaje o nastavení ochranného krytu, a
  7) četnost prohlídek.

Informace umístěné přímo na stroji mají být trvanlivé a měly by zůstat čitelné po celou dobu očekávané životnosti stroje.
Nesmí se používat značky nebo psané výstrahy, uvádějící pouze „nebezpečí".
Značení, značky a psané výstrahy musí být snadno srozumitelné a jednoznačné, zvláště pokud jde o část funkce (funkcí) stroje, které se to týká. Přednostně se musí používat snadno srozumitelných značek (piktogramů) před psanými výstrahami.
Značky a piktogramy mají být používány pouze tehdy, pokud jsou srozumitelné v zemi, ve které je strojní zařízení používáno.
Psané výstrahy musí být napsány v jazyce (jazycích) země, ve které se bude stroj používat a na požádání v jazyce (jazycích) srozumitelném obsluze.
Značení musí odpovídat známým normám (viz ČSN ISO 2972 nebo ISO 7000, zvláště pokud jde o piktogramy, symboly, barvy).
Pokud jde o značení elektrického zařízení viz ČSN EN 60204-1 ed. 2. Pro hydraulická a pneumatická zařízení viz normy ČSN EN ISO 4413 a ČSN EN ISO 4414.

Průvodní dokumentace (zvláště návod k používání)

Návod k používání nebo jiné psané instrukce (např. na obalu) musí obsahovat mimo jiné následující:

• a) informace týkající se přepravy, manipulace a uskladnění stroje, například
  1) podmínky uskladnění stroje,
  2) rozměry, hodnotu(y) hmotnosti, polohu těžiště (těžišť), a
  3 označení pro manipulaci (např. náčrty označující místa pro upevnění zdvihacího zařízení);
• b) informace týkající se instalace a uvedení stroje do provozu, například
  1) požadavky na upevnění/ukotvení a požadavky na tlumení hluku a vibrací,
  2) podmínky montáže a sestavení,
  3) prostor potřebný pro používání a údržbu,
  4) přípustné podmínky prostředí (např. teplota, vlhkost, vibrace, elektromagnetické záření),
  5) instrukce pro připojení stroje ke zdroji energie (zvláště o ochraně proti elektrickému přetížení),
  6) pokyny o odstraňování/likvidaci odpadu, a
  7) pokud je to nutné, doporučení o ochranných opatřeních, která musí být zajištěna uživatelem, například další bezpečnostní zařízení, bezpečné vzdálenosti, bezpečnostní značky a signály;
• c) informace, týkající se vlastního stroje, například
  1) detailní popis stroje, jeho příslušenství, jeho ochranných krytů a/nebo ochranných zařízení,
  2) úplný rozsah použití, pro která je stroj určen včetně zakázaného používání, pokud taková existují, přičemž je nutno vzít v úvahu všechna provedení základního stroje, pokud je to účelné,
  3) diagramy (zejména schematické znázornění bezpečnostních funkcí),
  4) údaje o hluku a vibracích vyzařovaných strojem, záření, plynech, výparech, prachu s odkazem na použitou metodu měření (včetně nejistoty měření),
  5) technická dokumentace o elektrickém zařízení (viz norma ČSN EN 60204-1 ed. 2), a
  6) doklady potvrzující, že stroj je ve shodě se závaznými požadavky;
• d) informace, týkající se používání stroje, například
  1) o předpokládaném používání stroje,
  2) o ručním ovládání (ovládačích),
  3) o seřizování a nastavování,
  4) o režimech a prostředcích pro zastavení (zejména nouzové zastavení),
  5) o rizicích, která nemohla být vyloučena ochrannými opatřeními použitými konstruktérem,
  6) o jednotlivých rizicích, která mohou být vytvářena určitým použitím stroje, použitím určitých příslušenství a o specifických bezpečnostních zařízeních, která jsou nezbytná pro taková použití,
  7) o předvídatelném nesprávném použití a zakázaném používání,
  8) o identifikaci závady a jejího místa, o opravě a o opětném spuštění po zásahu, a
  9) o používání osobních ochranných prostředků, které musí být použity, a požadovaném zaškolení;
• e) informace pro údržbu, například
  1) povaha a četnost prohlídek pro bezpečnostní funkce,
  2) specifikace náhradních částí, které mají být použity, jestliže je ovlivněno zdraví a bezpečnost obsluhujících,
  3) instrukce, týkající se činností při údržbě, které vyžadují určité technické znalosti nebo zvláštní zručnost, a proto mohou být prováděny výhradně odborně způsobilými osobami (například pracovníky údržby, specialisty),
  4) instrukce, týkající se takových činností při údržbě (např. výměna částí atd.), jejichž provádění nevyžaduje zvláštní zručnost, a tudíž mohou být prováděny uživateli (např. obsluhou) a
  5) nákresy a diagramy, které umožňují, aby pracovníci údržby prováděli své úkoly racionálně (zejména úkoly související s vyhledáváním závad);
• f) informace, týkající se vyřazení z provozu, demontáže a likvidace;
• g) informace pro nouzové situace, například
  1) pracovní postupy, které mají být dodrženy v případě úrazu nebo havárie,
  2) typ protipožárního zařízení, které se má použít, a
  3) varování před možnou emisí nebo únikem škodlivé látky (látek), a pokud je to možné, indikace prostředků k potlačení jejich účinků;
• h) instrukce pro údržbu pro odborně způsobilé osoby (viz výše uvedená odrážka e) 3)), a instrukce pro údržbu pro ostatní osoby mají být od sebe jednoznačně odděleny.

Tvorba návodu k používání
Pro tvorbu a prezentaci návodu k používání platí následující.

• a) Typ a velikost tisku musí zajistit nejlepší možnou čitelnost. Bezpečnostní výstrahy a/nebo upozornění se mají zdůraznit barvami, symboly a/nebo velkým tiskem.
• b) Informace pro používání musí být uvedeny v jazyce (jazycích) té země, ve které bude stroj prvotně používán a v originální verzi. Pokud má být použito více než jednoho jazyka, měl by být jeden jazyk od druhého snadno rozlišitelný, a mělo by se zajistit, aby přeložený text a odpovídající obrázky byly pohromadě.
• c) Kdykoliv to napomůže srozumitelnosti, má se text podpořit ilustracemi. Ilustrace se mají doplnit písemnými detaily, které umožní, například najít a identifikovat ruční ovládání (ovládače). Ilustrace se nemají oddělovat od doprovodného textu a mají sledovat posloupnost operací.
• d) Tam, kde to napomůže srozumitelnosti, se má uvažovat o uvádění informací ve formě tabulek. Tabulky mají být v blízkosti odpovídajícího textu.
• e) Má se zvážit použití barev, zejména u součástí, které je nutné rychle identifikovat.
• f) Pokud jsou informace pro uživatele dlouhé, má se uvádět obsah a/nebo rejstřík.
• g) Bezpečnostní instrukce, které zahrnují okamžitý zásah, mají být uvedeny ve formě, která je snadno dostupná obsluze.

Navrhování a sestavování informací pro používání
Pro navrhování a sestavování návodu k používání platí následující.

• a) Vztah k modelu: informace se musí jasně vztahovat k určitému modelu stroje a, je-li to nezbytné, k ostatním vhodným identifikacím (například sériovým číslem).
• b) Komunikační zásady: pokud se připravují informace pro používání, má se sledovat komunikační proces „vidět – myslet – používat" tak, aby se dosáhlo maximálního účinku, a má se postupovat podle sledu operací. Mají se předvídat otázky „jak?" a „proč?", a má se na ně odpovědět.
• c) Informace pro používání musí být tak jednoduché a stručné, jak je jen možné a mají být vyjádřeny odpovídajícími termíny a jednotkami s jasným vysvětlením neobvyklých technických termínů.
• d) Pokud se předpokládá, že stroj bude používán amatéry, mají se instrukce napsat takovou formou, aby byly pro amatérské uživatele snadno pochopitelné. Pokud se pro bezpečné používání stroje vyžadují osobní ochranné prostředky, má být uvedeno jasné doporučení, např. na obalu, jakož i na stroji, aby tato informace byla nápadně zobrazena na předmětu prodeje.
• e) Životnost a dostupnost dokumentace: dokumenty poskytující instrukce pro používání mají být vyhotoveny
  v trvanlivém provedení (tj. mají vydržet časté používání uživatelem). Může být užitečné označit je nápisem „Udržuj pro další použití". Pokud jsou informace pro používání k dispozici v elektronické formě (CD, DVD, datový disk, hard disk atd.), musí být bezpečnostní informace, které vyžadují okamžitý zásah, vždy podpořeny tištěnou kopií, která je snadno dostupná.